Werte im Stand-Up Meeting

Das Stand-up-Meeting ist eine kurze, tägliche Besprechung, um den Fortschritt von Projekten und Aufträgen

zu besprechen und potenzielle Blockaden zu identifizieren. Der Begriff "Stand-up" kommt daher, dass die Teilnehmer während des Meetings stehen, um es effizient und zeitlich begrenzt zu halten.

Ähnlich wie beim Mannschaftsport versammeln wir uns vor dem Spiel (zu Dienstbeginn) im Kreis und fokussieren uns. Das Ziel besteht darin, das Team während  gut informiert, eng verbunden und optimal abgestimmt zu halten. Tägliche Stand-Up-Meetings fördern das Gemeinschaftsgefühl, stärken die Verantwortungsbereitschaft und sorgen dafür, dass alle über den aktuellen Stand der Dinge informiert sind.

Kostbare Lebenszeit

Wir verschwenden zu viel Zeit in (unstrukturierten) Meetings. Eine Studie von SHARP Electronics (Europe) zeigt, dass 86% der 8.044 Umfrageteilnehmer wöchentlich bis zu fünf Stunden in Meetings verbringt. Doch leider erweisen sich diese oft als Zeitverschwendung. Lediglich 16% der Befragten empfinden ihre Arbeitsmeetings als "inspirierend“.

Meetings dienen nicht immer dem Zweck der gemeinschaftlichen Zusammenarbeit. Nur 42% der Befragten beschreiben ihre Meetings als solche. 57% der Arbeitnehmer glauben, dass in der Regel eine Person zu viel redet, und 58% sind überzeugt, dass Meetings effektiver wären, wenn jedem Teilnehmer mehr Möglichkeiten zur aktiven Teilnahme geboten würden.

Nur ein Viertel (27%) der Büroangestellten wurden gezielt geschult, professionelle, effiziente Meetings zu gestalten. Ein Fünftel der Büroarbeiter (21%) hatte den Wunsch, etwas beizutragen, fand jedoch keine Gelegenheit dazu. Ebenso geben 17% der Befragten an, dass sie Vorträge nicht mögen, da es nicht ausreichend Möglichkeiten gibt, Fragen zu stellen. Was für eine grandiose Verschwendung an Potential und Lebenszeit!

Wer kennt es nicht?

Drei Stunden „um den heißen Brei“ gelabert – und was kam dabei heraus? Nichts.

Das liegt nicht nur daran, dass Meetings oft unstrukturiert ausufern und keiner am Ende ein Fazit zieht, sondern auch daran, dass Sinn und Zweck, Ziel und Agenda gar nicht erst definiert, geschweige denn eingehalten werden. Statt jede Woche für mehrere Stunden in sinnbefreiten Meetings zu sitzen, sind kurze Stand-up-Meetings oft deutlich effektiver: Die Zeiträume zwischen den Meetings sind kürzer, der Austausch regelmäßiger.

10 Regeln für erfolgreiche Stand-Up-Meetings

1. Beginnen und enden Sie pünktlich! (Time-Boxing)
2. Das Meeting findet als Ritual jeden Tag zur gleichen Uhrzeit statt und dauert maximal 15 Minuten.
3. Die Teilnehmer bleiben stehen, so dass das Meeting schnell, optimistisch und aktiv ist.
4. Die Moderation des Meetings wechselt reihum jeden Tag. Die Person, die das Meeting leitet, achtet auf das Einhalten der Zeit und darauf, dass jeder zu Wort kommt und sich dabei kurz fasst.
5. Der Moderator interveniert, falls Sprecher zu ausschweifend oder detailliert spricht. Wird etwas angesprochen, das im Team Diskussionen auslöst, wird das Thema separat als später zu lösendes Problem notiert.
6. Alle Teammitglieder planen gemeinsam die kommenden 24 Stunden und reflektieren kurz, was am vergangenen Tag erarbeitet wurde. Es spricht reihum immer nur eine Person, die anderen lauschen.
7. Volle Konzentration! Handys aus und Ablenkungen vermeiden. Die Mitarbeiter richten ihre Aufmerksamkeit,
   ihren Bauchnabel, Nase und Fußspitzen zum Sprechenden hin aus. (Rapport aufbauen)
8. Ihr Team arbeitet teilweise im Home-Office?  Holen Sie sie durch Online-Meeting-Tools dazu.
9. Binden Sie jeden Tag nur einen Ihrer Unternehmenswerte zur praktischen Umsetzung ein.
10. Achten Sie darauf, dass das Meeting positiv endet.

Den Kommunikationsfluss verbessern

Eine der häufigsten Ursachen für Konflikte im Team / mit Kunden ist das Fehlen einer schnell greifbaren Antwort:
Wer hat wann, was, mit wem genau abgesprochen/vereinbart/erarbeitet und wo finde ich diese Information?
Wir verlieren zu viel Zeit damit, dem Stand der Dinge hinterherzujagen und fehlende Informationen einzuholen.
Auch in täglichen Stand-Up-Meetings können Dinge aus dem Ruder laufen.

5 Fehler in Stand-Up-Meetings

1. Unklares Ziel: Beteiligte reden über unwichtige Dinge, anstatt sich auf Themen zu fokussieren, die für
   die Teamarbeit relevant sind.
2. Mangelnder Fokus: Die Stand-Up-Meetings dienen weder zum Small-Talk, noch dazu, Probleme zu lösen.
   Es geht um einen effizienten Austausch von wichtigen Informationen. Diesen Fokus zu halten, ist für viele Mitarbeiter am Schwierigsten. Natürlich soll ein Stand-Up Meeting die Möglichkeit bieten, auch Probleme anzusprechen. Anklagen, Vorwürfe und Schuldzuweisungen helfen hier allerdings nicht weiter.
   Lösungsansätze sollten hinterher erarbeitet werden, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden.
3. Falscher Zeitpunkt: Das Stand-Up Meeting sollte zu einer Tageszeit stattfinden, die für alle im Team geeignet ist. So vermeiden Sie, dass wichtige Termine in diesen Zeitraum fallen oder Sie im Meeting unterbrochen werden. Viele Unternehmen nutzen die Zeit zu Dienstbeginn (bevor die Kunden anrufen oder in den Laden kommen).
   Ein früher Start macht Sinn – je nach Branche.
4. „Bericht“ erstatten: Das Standup-Meeting ist für den gegenseitigen Austausch und zur Entwicklung gedacht.
   Die Teammitglieder müssen sich also gegenseitig informieren und nicht die Person, die das Meeting leitet.
   Diese hat nur dafür zu sorgen, dass das Meeting stattfindet und dass die Zeit eingehalten wird. Es geht nicht darum, Aufgaben detailliert zu besprechen oder nur eine Statusmeldung abzugeben.
5. Unvorbereitet kommen: Verschwenden Sie nicht die wertvolle Lebenszeit Ihrer Mitmenschen. Bereiten Sie
   sich vor und beantworten Sie die Fragen kurz, prägnant und verständlich.

In Stand-Up-Meetings besprechen wir, welche Themen aktuell sind und von wem sie bearbeitet werden. Dabei geht es vor allen um Aufgaben, die sich aktuell in einer kritischen Phase befinden. Gibt es Blockaden oder Hindernisse, die das Projekt / den Auftragsablauf gefährden? Auch die Übergabe von einzelnen Aufgaben zwischen den Kollegen im Team ist entscheidend und wird geklärt.

3+1: Leitfragen und Werte im Stand-Up Meeting

Entscheidungen, die nicht die fundamentalen Unternehmenswerte widerspiegeln, können Ihre Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigen, zu großen finanziellen Verlusten führen und unseren Mitarbeitern und Kunden schaden.
Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter durch Stand-Up-Meetings, bewusstere und bessere Entscheidungen zu treffen und ihr Verhalten an den Leitlinien und der Philosophie Ihres Unternehmens auszurichten. 

Nutzen Sie diese drei Fragen plus die Zusatzfrage zum Wert:

Mit Blick auf unsere Ziele....

1. Was habe ich seit gestern erreicht?

2. Was will ich als nächstes erreichen?

3. Was steht dabei vielleicht im Weg?

Nachdem jeder Mitarbeiter die drei Fragen beantwortet hat, schließen Sie das Stand-Up-Meeting mit einem konkreten Wert ab. Wählen Sie dazu je Meeting nur einen der Wert aus Ihrer Unternehmensphilosophie aus.  Falls Sie diese noch nicht definiert haben und sich dabei Unterstützung wünschen, sprechen Sie mich gerne an. Alternativ:

Ziehen Sie eine zufällige (Mehr)Wert-Karte. Falls Sie die Spielkarten noch nicht benutzen, können Sie sie hier bestellen. Oder Sie wählen einfach einen Wert aus dieser Liste. Zum Beispiel den Wert "Vertrauen".

Nun beantworten wir im Team die Frage:

Um ‘Vertrauen’ für unsere Kunden deutlich spürbar zu machen: Was zeige, sage und tue ich ganz bewusst?

Hinweis: Nicht jeder muss hier antworten, es sollten jedoch drei konkrete Beispiele im Team gefunden werden.
Für Neulinge ist dies besonders wertvoll, weil sie dadurch lernen, was die Firmenphilosophie konkret in der praktischen Umsetzung für die unterschiedlichen Bereiche bedeutet.

Warum sind tägliche Stand-Ups so hilfreich?

Sie verbessern die Kommunikation, den Informationsfluss und den Wissenstransfer. Davon profitieren auch Ihre Kunden. Alle im Team werden aktiv eingebunden. Damit fördern Sie  Verantwortungsbereitschaft und Engagement.

Ihre Mitarbeiter lernen, sich kurz, präzise und verständlich auszudrücken und sich und ihre Arbeit zu präsentieren.
Die Mitarbeiter gehen jeden Tag miteinander in Rapport. Dies stärkt den Teamgeist und Zusammenhalt.
Alle bekommen ein besseres Gespür für die einzelnen Teammitglieder und die Gruppendynamik.

Gerade wenn es mehrere Projekte gibt, die parallel laufen oder miteinander konkurrieren, können Sie mit täglichen Stand-Up-Meetings sicherstellen, dass die Prioritäten auch projektübergreifend klar und richtig sind.

Sonst arbeiten Mitarbeiter vielleicht an der falschen Sache und wichtige Aufgaben könnten sich unnötig verzögern.

Das tägliche Stand-Up-Meeting sorgt dafür, dass viele andere Besprechungen überflüssig werden.

Sie gewinnen mehr Klarheit über laufende Projekte und Aufträge, die Kenntnisse des Teams werden erweitert.

Die tägliche Feedbackschleife führt zu weniger Missverständnissen, weniger Doppelarbeit und größerer Transparenz. Dies fördert das Vertrauen im Team und sorgt für klare Aufgabenverteilung und effizientes Teamwork.
Tägliche Stand-Ups sind schnelle, konzentrierte und auf den Punkt gebrachte Meetings, die wichtige Infos liefern.

Ergänzt durch Ihre Firmenwerte bieten Sie eine wunderbare Möglichkeit, jeden Tag erfolgreicher zu werden. 

Probieren Sie es aus!

Viel Erfolg bei Ihren Meetings